①役員会運営指針
- 役員会は守山地区の最高運営決議機関と定め、常任役員は地区年間活動テーマ・地区活動方針に照らし合わせた決議をする。会員が自発性と創造性を充分発揮でき、会員同士が共に育ちあう活動しやすい地区風土づくりを推進する。
- 役員会開催は原則として毎月第1水曜日 19時00分より21時30分とし、尾張旭市フラットにて開催とする。
- 2部懇親会は有志参加により開催し、本音を話せる信頼関係をつくる事が望ましい。役員会は常任役員(以降正副会長・アドバイザーを含む)、常任役員より要請のあった会員にて役員会を構成する。但し、アドバイザーの出席は任意とする。
- 常任役員は役員会出席義務を有するものとし、役員会議決権を有する。これ以外の自地区会員及び自地区外オブザーバーも出席を認め、発言権は有するが議決権は有しない。
- 討議事項担当者は役員会開催日の5日前までに資料を「あいどる・役員会資料保管庫、当該月フォルダ」にアップロードする。事前資料は「あいどる・役員会資料保管度、当該月フォルダ」に保管。当日役員各自が資料を持参する。極力パソコンやタブレットを使いペーパーレスで用意する事が望ましい。
- 資料が間に合わなかった場合は議長に移告し、当日配布資料を各自人数分用意する。今後の為に当日配布した資料は各担当者が「あいどる」資料保管庫当該フォンダ内に直ちにアップする。
- 常任役員は各月の役員会の出欠を「あいどる」に登録する。また、例会提案を行う担当チーム長は「あいどる」にプロジェクトリーダーの役員会への参加登録も行う。
- 役員会当日の欠席、遅刻、途中退席の場合は事前に該長まで連絡をする。
- 役員会出席者は事前に資料に目を通し、前もって意見や質問を用意し、当日の議事進行をスムーズに行えるように心がける。
- 各委員長報告は各部門副会長が取りまとめをして必要と思われることを代表で報告連絡するか、指名にて報告してもらう。その他連絡事項は事前資料にて閲覧を促すのみにする。
- 議長は役員会開催日程を新年度開始前に全て「あいどる」アップを済ませるようにする。内容の更新や修正が発生した場合は議長が「あいどる」修正をしてメーリングリスト等で変更、再登録等の周知をさせる。
②チーム会運営指針
- チーム活動支援アドバイザーはチーム長の運営における資料や方法など依頼に応じて提供や案内をし、問題・課題解決の手助けをする。またチーム活動支援アドバイザーの権限において随時チーム長会を開きチーム内の数値計画の相互確認や情報交換をして連携を図り、チーム会相互が活性化するよう努める。
- チーム活動支援アドバイザーはチームの目標管理などの数値を集計し比較資料をつくりチーム活性化の資料として提示する。
- チーム活動支援アドバイザーはチーム長と相談しチーム活性化に必要と判断する場合、年2回程度の合同チーム会を開催しても良い。
- チーム内常任役員は自身の経験を生かし、チーム長が成長し自信をつけてもらうよう支援すること。(共育ちの精神)
- 同友会活動のてびき、(2008年度版、P38参照)を参考にチーム会を運営する。
- チーム長はチーム会運営の最高責任者として開催権を有する。円滑な運営に努める。チーム内の副会長はチーム長のチーム会運営の手助けをする。
- チーム長は「守山地区2020年ビジョン」・「守山地区年間活動テーマ・方針」に沿った、チームのあるべき姿である「チーム会活動テーマ・方針・目標」を策定し、チームメンバーと共に達成に向かってチャレンジする。
- チーム長はチームメンバー同士が「知り合い・学びあい・成まし合える」チーム会運営を実践する。
- チーム長はチームメンバー同士が高い次元で団結し育ち合う(共に育つ)人間関係をつくる。
- チーム長は情報を円滑に送受信するためにメーリングリストを作成し活用する。
- チーム会議事録は、統一フォーマットを使い、翌月の役員会に提出する。(あいどる・役員会資料保管庫の当該フォルダーにアップロードする)
- チーム長は原則として年間スケジュールを作成し、月1回開催をする事を原則とする。開催日時を「あいどる」アップし情報をチームメンバーに周知させ出席登録をさせる。
- 年間スケジュールは準備会で暫定に決定をし、速やかに全日程を「あいどる」アップする。やむを得ない事情がある場合は3ヵ月前までにアップをする。変更修正する場合は決定後「あいどる」修正登録を済ませチーム内に変更の旨を連絡し周知させる。
- 各チームは、毎月1名以上のゲストさんをチーム会及び例会に誘うことを目標とし、年間1名以上の新たな仲間を入会させることを目標とする。
- チーム会では、原則報告チーム員の会社訪問を行い会員同士がその環境を把握し、会員報告には不離一体シートと統一した経営指針作成フォームを活用し本質的な経営課題の話し合いをする。但し現状の経営指針書では本質的な経営課題の議論が難しいと判断される場合は補助資料としてチーム会課題シート123を使用し報告を進める。その判断はチーム長に一任する。
- 不離一体シートや経営指針書は同友会活動や事業の活動において常に必要とされるものなのでチーム会報告者に限らず報告直前に作成するものでない旨をチーム長はチームメンバーに発信し早期に作る様に促す。
- チーム長は役員会での連絡事項・討議事項をチームメンバーへ伝えると共にチーム内での情報・要望等を役員会へ議事録でフィードバックする。
- 欠席者に対しては議事録等で確実にチーム会報告を連絡する。
- チーム長はチームメンバーの「あいどる」上での行事の出欠返信を気にかけ、速やかな出欠返信を仰ぐ。同友会行事のチーム会内会員の「あいどる」未返なし100%を目指す。但し周知した上で行事開催日1週間前までに「あいどる」登録がない場合はチーム長権限で欠席登録する事ができる。その場合は「あいどる」備考欄に日付と代行者の名前を記入すること。
- 各チームは、今期の活動方針に沿った例会テーマ「経営者の経営姿勢の確立・経営指針・共に育つ・外部環境の改善」の中から会長協議の上選択し年1回の例会企画・運営を行う。
- 有志会を開催する場合は、議案書提出のみで役員会の承認を必要としない。
- チーム長は役員会に提出するチーム会議事録に、次回チーム会の開催日時と開催場所を明記する事。
- チーム会議事録の書記は持ち回りとし年間スケジュールで事前に決定しておく。
- チーム長は会長より依頼されたプロジェクトリーダーを始めとする各役割を各チーム準備会内で選定する。
- チーム会では本質的な経営課題の討議をするため事前に経営課題の絞り込みを行う。
- チーム会運営では高い次元の討議をするためチーム内の歴代会長および副会長と相談し報告依頼をし、実践報告の月をつくりディスカッションを行うようにする。
- チームに新会員さんが入会した際はチーム年間予定の変更をして、3ヵ月以内に新会員さんの会社でチーム会を企画し、チーム長はなぜ入会したかを形にして新会員さんの学びのあるチーム会開催する。但しチーム日程が合わない場合役員会に発信し有志会を募り臨時チーム会を開催する。また合わせて経営指針入門編の参加を促す。
- チーム内メーリングリストの作成や統一フォーマットの記入方法などの支援をチーム活動支援アドバイザーが行う。補佐として筆頭副会長と地区会長も対応する。また、チーム内メーリングリストを作成する場合地区内管理者情報共有の観点からリスト内に会長、筆頭副会長、チーム活動支援アドバイザーを追加する事。
③例会運営指針
- 各チーム担当例会は年間スケジュールに基づき、守山地区の年間活動テーマ・活動方針に沿った例会を企画、運営する。かつ今期の活動方針に沿って選択された例会テーマ「経営者の経営姿勢の確立・経営指針・共に育つ・外部環境の改善」の中から、年1回の例会企画・運営を行う。
- 地区例会は毎月第3水曜日の開催を基本とし、チーム内会員「あいどる」未返なし100%、会員参加率60%(ゲスト含む)を目指す。
- 担当チームは地区の代表として例会を企画、運営する。担当チームはその責任を良く理解し、チーム外の地区会員も協力を惜しまないこと。
- 各チームは例会運営の為プロジェクトリーダーを選任し、チームでプロジェクトを構成する。プロジェクトリーダーは役員会に出席し提案、報告する。
- 例会議案書の提出は3ヵ月前に口頭提案、2ヵ月前に統一フォーマットを使用し書面にて事前提案、1カ月前に本提案、例会当月は経過報告、例会翌月は例会議案書の最終報告と別途統一フォーマットを使用して例会報告書を提出し、役員会の承認を得る。
- 例会は会員報告を基本とし、報告者は主旨目的を達成する為に必要な報告者を選出する。チーム担当例会の報告者としてはチームメンバー・地区会員・第1支部会員・愛知同友会会員・全国同友会会員・その他の順で探すのが望ましい。
- プロジェクトリーダーは担当例会を、チームプロジェクトメンバーの意見を反映させながら企画立案し役員会へ提案し承認を得た後に実行する。例会終了後は例会記事・例会写真6枚を例会後1週間以内に広報委員長へ送る。さらに開催翌月の役員会にて例会結果を報告する。
- 例会グッズは毎回使いまわしとし、例会終了時に次例会担当プロジェクトメンバーが責任を持って保管する。
- 例会におけるゲスト招集は、入会資格を有する方のみを対象とします。但し、例会の趣旨においては入会資格の無い方でも参加を認める。尚、当該事項はチーム会運営においても同様とする。
- 各チームは毎月の例会においてゲスト1名以上の達成を目標とする。
- 地区例会開催は名駅ウインク愛知でも構わないが守山地区の地域性から守山区内や近い地域、栄地区など懇親会を考慮して検討する。地区予算の兼ね合いから出来るだけ費用を抑える取り組みを常任役員と相談し推し進める。
- 例会完全無料化を推進する。例会におけるチラシや看板など極力削減する方向が望ましい。また、その代わりとして別途述べる地区活動における資料などは受益者負担をして会員にお願いする。(手帳など)
- 但し、二部懇親会については地区としては懇親会費まで報告者に負担させるのはいかがなものかと考えるので受益者負担とし地区会員が持ち合いをして提供することを検討する。
- 地区例会無料化促進において愛知同友会から支給された予算内でやりくり出来ない例会付加費用については受益者負担とし会費を徴収する場合がある。会費を必要とするのは愛知同友会会員とし、ゲストは無料とする。
④組織部門基本指針
- 「この地区に入りたい」と思わせる魅力ある地区風土づくりを目指し、組織部門アドバイザーの下、増強・受入: 地区活性化委員長と各チーム増強委員と協議の上、役員会に提案する。
- 地区風土として、「あいどる」未返なし100%が当たり前の状態を推進する。
- 地区会員に例会での3点セット(同友会バッチ・名札・名刺)の確認を促す。
- 地区名札は入会手続き後すぐに受入委員長が業者に手配し出来上がり次第迅速に新会員に渡す。但しその費用負担については役員会で別途協議する。
- 組織部門アドバイザーは、増強・受入・地区活性化委員長及び各チーム組織委員を招集し組織委員会を毎月開催し、同友会の考え方を伝えると共に、各委員長の取り組みをフォローする。
- 組織部門副会長は10月に傘下の役員・委員と共に1泊例会を企画・運営する。
⑤増強基本指針
- 増強活動を企業でおける人材採用と共育ととらえ、地区を発展させる新しい仲間づくり(増)、将来の担い手を育成する(強)取り組みとする。
- 今期における守山地区の増強目標数は6名とする。(各チーム1名)
- 地区の純増率5%以上目指す。愛知同友会での地区純増率5%ポイントとは期首会員における5%値を地区会員が紹介者となり愛知同友会のいずれかの地区に入会させたポイントを言う。
- 増強委員長は毎月支部増強委員会に受入委員長と共に参加し、活動内容や情報を役員会に報告する。
- 増強委員長は地区会員に何故、地区・組織において増強が必要なのかを伝え、増強活動を推進する。
- チーム長はチームの目指すべき姿・状況を見据え、チームもしくは地区内に必要な業種や年齢の方をゲストに呼び、入会に結び付ける。
- 増強委員長はゲスト情報を事前に集約し、入会資格の確認や例会・チーム会でのフォロー担当など、入会促進に向けた段取りを行う。
- 増強委員長は各チーム組織委員と協力し、例会・チーム会参加のゲストに対して気配りと配慮を心がけ、二部懇親会でのゲストさんへのフォローを徹底して行う。
- 増強委員長は毎月の組織部門委員会に参加し、十分な強の時間をとり、組織部門委員会の下、受入・地区活性化委員長・各チーム増強委員と協議の上、ゲストさんの入会事を高める為の努力をする。但し本人意思に反する性急な入会
- クロージングは会への不参加や早期の退会につながる可能性があるので同友会を説明し理解してもらうようにして入会を促す。目安としてチーム会や例会に2~3回程度参加してもらって入会していただくことが望ましい。
- 増強委員長はゲスト入会手続き時に同友会活動の本質をきちんと説明し、新入会員オリエンテーションと経営指針入門編への参加を促す。
- 増強委員長は増強関連の各チームの目標および達成数値を把握し資料として作成チーム長に展開し活性化の促進をする。
⑥受入基本指針
- 受入対象会員は入会一年未満の会員及びその事項に準ずる会員とする。
- 受入委員長は紹介者・増強委員長と協議の上、新入会員オリエンテーションへの早期参加を促し、年度内参加率 100%を目指す。また経営指針入門編への早期参加も促す。
- 受入委員長は新入会員を組織部門委員会の下、増強・地区活性化委員長、各チーム増強委員と協力し地区内に早く
- 馴染ませるよう努力する。
- 受入委員長は毎月支部増強委員会と組織部門委員会に参加する。
- 受入委員長は新入会員の情報を地区活性化委員長と協力し地区会員に素早く浸透させるように努力する。
- 組織部門委員会協力のもと、新入会員がメインとなる同期会を同期会幹事長と連携し活性化の支援をする。
- 受入委員長は手帳の作成および写真やデータの変更・集約の指揮をして、地区活性化委員長と共に新年度開始前までに集める。最終確認を、各副会長および筆頭、会長にとる。
⑦地区活性化基本指針
- 地区活性化委員長は地区の活性化を推進する為の取り組みを組織部門委員会の下、増強・受入委員長・各チーム増強委員と協議の上、企画・運営をする。
- 会員同士の懇親を深める為に家族会や懇親行事などの特別企画を推進する。
- 地区活性化委員長は受入委員長に協力し守山地区会員手帳の作成をすると共に、地区に関係する情報を地区会員に
- 素早く浸透させるように努める。
⑧運営・情報 基本指針
- 運営・情報副会長は役員会議長を兼務し、役員会書記・会計・広報委員長の活動をフォローする。
- 役員会議長は守山地区の最高運営決議機関である役員会の最高責任者として地区年間活動テーマ・地区活動方針に
- 沿った役員会を議事運営する。
- 役員会書記は役員会開催後7日以内に議事録を作成し、役員会議長の承認の上、「あいどる」の役員会資料保管庫
- 開催月翌月フォルダにアップロードする。その際必要に応じアップロードした旨をメーリングリスト等で役員に周知させるか議事録も合わせて添付し連絡する。
- 会計は期首に地区運営費の管理口座を開口し、地区運営費を管理し、毎月の役員会にて正確な収支報告を行う。
⑨広報基本指針
- 「あいどる」例会報告掲載 100%を実行する。
- 各例会の広報担当が、例会報告記事と写真6枚の提出期日を守れる様に促す。
- 広報委員長は各例会の活動報告記事と写真を取りまとめ、「あいどる」に登録する。
- 例会報告記事の承認者は地区の会長及び筆頭副会長とする。
- 広報委員長は毎月支部広報部会に広報委員と共に参加し、活動内容や会員に必要な情報を役員会にて報告する。
- 広報活動を地区内に落とし込めるように各チーム長と協力し情報発信する。
- 広報ガイドライン「この会の模様を撮影・録音いたしますが、記録されたものは印刷物やインターネット上で利用させていただくことがあります。ご了承ください」の文言をチラシに組み込む。
- 例会開始時には司会者が読み上げる。
⑩ 経営環境改善基本指針
- 名古屋市条例推進委員は名古屋支部経営環境改善会議(名古屋市条例推進協議会)に参加し、要点をまとめた議事録を作成し経営環境改善副会長へ提出し、政策の目的や意義などを役員会ならびに地区会員にその情報を発信し政策の理解を促す。
- 経営環境改善副会長は、同友会3つの目的の一つ、良い経営環境を作ることを意識し、県条例や施策、地域情報などを地区内に情報発信する。
- 戦略経営委員長は同友会らしい政策活動の手引き<第1版>を基に、地区内での活動促進を行なう。
- 経営環境改善副会長は中小企業を取り巻く経営環境の問題で、会員の関心や要望のある課題について、情報収集検討・研究し、支部の経営環境改善部門との連携を図る。
- 経営環境改善副会長は地区会員に景況調査アンケート提出を呼びかけ、地区目標 80%の達成に努める。
- 経営環境改善副会長は金融委員長をフォローし、会員の経営環境改善に必要な金融に関する情報等を提供する。
- 戦略経営委員長は経営環境改善部門傘下の役員・委員と共に担当月に経営環境改善副会長の下、適切なテーマを探
- り立案しプロジェクトに参加し例会を運営する。(常任役員をPJメンバーとする)
- こどもおしごと体験推進委員長は地区の推進委員と共に、支部おけるこどもおしごと体験実行委員会に参加し、必要に応じ経営環境改善部門のもと協議し役員会へ報告連絡相談をして地区の協力を仰ぐ。
⑪地区金融基本方針
- 管理会計、金融についての基本的な考え方など、金融に関する知識の普及活動。
- 金融委員長は毎月金融委員会に参加し、活動内容や情報などを役員会ならびに地区内に浸透できるように情報発信する。
- 金融委員長は経営環境改善部門傘下の役員・委員と共に担当月に適切なテーマを探り立案しプロジェクトに参加し例会を運営する。(常任役員をPJメンバーとする)
⑫人を生かす経営推進指針
- 人を生かす経営推進副会長は、傘下の役員・委員をフォローする。
- 人を生かす経営推進副会長は、毎月1回行われる名古屋第1支部人を生かす経営推進委員会へ地区内から選出された人を生かす経営推進委員(適宜出席)と参加し、自らが学び情報を収集し人を生かす経営の本質を地区会員に浸透させる。
⑬あいち経営フォーラム基本指針
- フォーラム実行委員長は11月開催のあいち経営フォーラムにあたり、守山地区の代表として責任を有し、フォーラム担当委員と共にあいち経営フォーラムを作り上げる。(常任役員をPJメンバーとする）
- フォーラム実行委員長は地区内から選出されたフォーラム担当委員と共にあいち経営フォーラム実行委員会に参加し、あいち経営フォーラムの目的や意義などを理解し役員会ならびに地区会員にその情報を発信し理解を促す。
- フォーラム実行委員長は守山地区あいち経営フォーラム参加目標達成に向けて、会員に参加を促進し目標達成する。
⑭支部合同例会基本指針
支部合同例会委員長は1月開催予定の第1支部合同例会のプロジェクト会に地区内から選出された支部合同例会委員と共に参加し支部合同例会を作り上げる。また例会の目的や意義などを理解し役員会ならびに地区会員にその情報を発信し理解と参加を促す。(常任役員をPJメンバーとする)
⑮経営指針基本指針
- 全会員が経営指針を持ち、指針経営を実践し継続することを目指します。
- 経営指針推進委員長は経営指針推進委員と共に経営指針成文化の目的や意義などを理解し、地区会員にその情報を
- 発信し経営指針の必要性と作成とその継続的実践を推進する。
- 経営指針作成入門編・道場編への地区会員の参加を促選する。
- 経営指針推進委員長と経営指針推進委員は毎月の支部を営指針推進委員会に参加し、活動内容や情報など、人を生かす経営推進副会長に議事録と共に報告し、地区内に対できるように報告・情報発信する。
⑯地区役員選任についての基本指針
- 地区会長及び地区筆頭副会長の任期は2年が望ましいが、その限りではない。
- 地区会長は1年以上の筆頭副会長に準ずる役の経験者、筆頭副会長は2年以上副会長に準ずる役の経験者が望ましい。
- 地区会長及び地区筆頭副会長の選任に関しては該当年の9月役員会で立候補者及び推薦を募り、その後書面にて一般会員からも立候補及び推薦を募る。募集時期は9月末までとする。10月の役員会で立候補及び推薦の氏名を確認し、その後歴代会長で組織する選考委員会を経て11月の役員会で仮承認とする。仮承認された地区会長候補者と地区筆頭副会長候補者は1月の役員会にて次期地区方針(案)及び役員人事(案)を提出する。
- 歴代会長で組織する選考委員会の委員長は原則前任の守山地区会長とする。
- 2018年度の選考委員会は守山地区在籍の守山地区会長経験者(6名)で構成される。
- その他の役員選出については該当年度の地区会長候補者が任命する。任命については「活動のてびき」を熟考の上、慎重に行う事とする。
- 各役員の本承認は当該年3月の地区総会にて承認する。
⑰地区総会について
- 地区総会は原則会員全員参加(100%)を目標とする。ただし、事情により参加できない会員に対しては、「あいどる」の総会出欠登録の備考欄に「議決権を議長に委任する」の文言を記入することにより、総会に参加した事とみなす。
- 地区会計の総会における会計監査は原則前々任守山地区会長とする。
グループ長の役割 活動指針
- 同友会で例会等のグループディスカッション(同友会統一呼称)におけるグループ長(テーブル長)の役割は大きく報告者の内容と並んでいかにテーブル内での意見を引き出し活発にさせるかで学びが大きく変わるということを自覚し取り組んでほしい。
- グループディスカッション前にプロジェクト会より報告内容のポイントや何を伝えたいのかを聞きグループ長として落とし所をつくるか否かなど、全体の流れを事前に想定し取り組むようにする。しかし事前に情報を得る事が出来ない場合は報告内容をしっかりと聞き自分なりの討論の方向性を想定しテーマに沿ったキッカケづくりをする。
- テーブル内で互いが知らない者同士の場合ディスカッションにおいて必要な情報を得るため自己紹介をしてもらう。その際必要な情報は、会社名、氏名、簡単な事業内容、同友会歴、自社の社員数などを述べてもらう。同友会歴を知るのは互いがどの程度同友会理念を把握し討論出来るかの目安にするため。社員数を知るのは自社の考えに事業規模が関わる場合が多いので目安とするため。なおグループ長の自己紹介は最後にするのが望ましい。
- 自己紹介に続けて報告者の感想を簡単に求める場合もあるが、その場合グループディスカッション時間を考慮しその後の進行を考えて適宜判断する。
- グループ発表がある場合は自己紹介が終わったあと、会歴や発言の様子を見て学んでほしい会員さんを指名しお願いする。
- グループ長はあくまでテーブル内のまとめ役誘導役なので、自己の発言時間を出来るだけ短くし会員さん同士の話題をつなげ活発な討論に持っていくことを心がける。しかし報告内容や討論テーマによってはグループ員が理解しにくく討論しにくい場合は最初にグループ長がその説明や討論のポイントを話し、討論の誘導をすることが必要な場合もある。
- 討論に入る前に人数を把握し、各テーブル内の一人当たりの発言時間を考慮し出来るだけ多くの方に機会を作ることも重要な役割である。特に話が長くなりそうな人がいる場合、空気を読みつつ上手くその話しを遮断し次へつなげていくことも大切である。
- グループ長がそれぞれの方に質問や話を振っていくとき同じ質問を繰り返すだけでは単調になり活発になりにくい場合があるので出来るだけ発言者の内容からポイントを絞り、その話題を使って次の人へ繋げていくようにすると活性化する傾向がある。しかしながらグループ長の技量によって活発な学びになればよいのでその手法については特に問わない。